🎣 Jelaskan Prosedur Pendistribusian Barang Bawaan Tamu Rombongan

Memberitahutentang tamu yang akan check out untuk memeriksa kamar, apakah ada barang milik hotel terbawa tamu atau barang milik tamu yang tertinggal. Menginformasikan jika ada barang hotel terbawa tamu atau dipinjam tamu, serta dititipkan di FOC, supaya segera diambil. Housekeeping : Melaporkan ke FOC mini bar yang diminum tamu. 7a6Yp4. Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel, khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut RegistrasiCheck-inPenetapan Harga KamarPembayaran depositRoom allocation/Mengalokasikan kamarPemberian kunci kamar, kartu tamuguest card, kupon makan meal coupon & kupon minuman selamat datang welcome drink card Pengantaran ke kamarPeriode in-houseBaca Juga Laundry adalah - Meliputi Nama Peralatan yang digunakan di laundry Beserta GambarnyaProsedur check-inProsedur check in untuk tamu individu / peroranganProsedur/tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan adalah sebagai berikutTamu yang datang di hotelSetelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu, doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk. Sampai di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan sambil tersenyum. Di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah dibuat untuk mempercepat proses tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter GL, atau travel agent registration form dengan cara meminjam identitas tamu yang dapat berupa passpor, KTP, SIMMenyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas pentingMemberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanyaReception mengucapkan selamat beristirahat Prosedur check-in untuk tamu rombonganProsedur check in untuk tamu rombongan berbeda dengan penanganan untuk tamu perorangan, dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal hal khusus tentang proses check-in tamu rombonganLokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki tamu rombongan ke kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan disimpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi ini adalah prosedur penanganan check in untuk tamu rombonganTamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doormanTrolley sudah siap di depan lobbyKalau perlu ada kendaraan untuk mengangkut barangTambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincangSemua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-inWelcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tagPimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombonganReceptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kaliBellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panelSeorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamuKembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captainReceptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office penanganan check-in tamu VIPCheck-in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa harus ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikutGuest card dan key card sudah siap sebelum tamu datangMencocokkan nama tamu dengan data di reservasiMemastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor selamat beristirahat dan magic wordsJika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahuluBellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamuSetelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat elektronik menata barang di luggage rack dengan rapiGRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-inBellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi. Baca Juga Struktur Organisasi Laundry dan Standard Operational Procedur Secara LengkapDemikian Penjelasan Tentang Tata Urutan Pelayanan di Reception dan Prosedur check in untuk tamu individu / perorangan / VIP. Semoga bermanfaat Kedatangan barang bawaan tamu rombongan 1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya group activities list adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya. Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan. Format Group activities list 2. Menerima barang-barang tamu rombongan Memeriksa ulang group activities list Bell captain akan memeriksa group activities list serta mencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu. Mengeluarkan muatan barang Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu Menempatkan barang Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung. Menghitung barang tamu Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang. Menginformasikan jumlah dan kondisi barang Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan tour leader secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan. Menggantungkan luggage tag pada barang-barang 3. Memilih barang tamu rombongan Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur pensortiran dilakukan dengan cara Berdasarkan lokasi tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb. Berdasarkan lantai setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst. Berdasarkan nomor kamar barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107,209,210, 307,308, dst. 4. Pengantaran Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift service agar tidk mengganggu tamu lain, pengantaran ini berdasarkan lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barang trolley cart 100% found this document useful 1 vote899 views7 pagesOriginal Titlepenanganan tamu check in dan check outCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?100% found this document useful 1 vote899 views7 pagesPenanganan Tamu Check in Dan Check OutOriginal Titlepenanganan tamu check in dan check outJump to Page You are on page 1of 7 You're Reading a Free Preview Pages 4 to 6 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

jelaskan prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan